Le passage des salariés en télétravail, même de manière partielle et occasionnelle doit être formalisé, afin d’éviter toute difficulté lors de l’exercice de cette faculté offerte aux salariés.
Le télétravail peut être mis en place de trois manières au sein d’une entreprise :
- Par le biais d’un simple accord avec le salarié, qui devra prendre la forme d’un avenant ;
- D’un accord d’entreprise sur le télétravail ;
- Ou encore d’une charte de télétravail élaborée par vos soins.
Si le télétravail est mis en place par le biais d’une charte élaborée de manière unilatérale, il conviendra de recueillir en amont l’avis du comité social et économique, s’il existe.
Que doivent contenir l’accord ou la charte mettant en place le télétravail ?
Si vous souhaitez mettre en place le télétravail par accord collectif ou par le biais d’une Charte au sein de votre entreprise, vous devrez vous assurer que ce document contient les points suivants :
- Les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
- Les modalités d’acceptation du télétravail par les salariés ;
- Les modalités de contrôle du temps de travail ou de la régulation du temps de travail ;
- La détermination des horaires pendant lesquelles l’employeur peut joindre les salariés placés en télétravail ;
- Les modalités d’accès des travailleurs handicapés et des salariées enceintes au télétravail.
Peu important le document par lequel vous officialisez la mise en place du télétravail dans votre entreprise. Le plus important c’est que cette modalité soit formalisée par écrit, pour éviter d’éventuels futurs litiges avec vos salariés sur les modalités du télétravail.
Est-il obligatoire de conclure un avenant pour mettre en place le télétravail au sein des entreprises SYNTEC ?
Même en présence d’une charte ou d’un accord collectif, il est hautement conseillé de formaliser le passage en télétravail d’un salarié par le biais d’un avenant.
En effet, l’avenant au contrat de travail permet d’apporter la preuve de l’accord du salarié.
En outre, cet avenant comporte des clauses permettant de sécuriser la relation de travail en période de télétravail et de délimiter les conditions d’exercice de ce télétravail régulier.
Quelles clauses doit contenir cet avenant ?
L’avenant prévoyant le passage au télétravail doit contenir diverses clauses.
Certaines de ces clauses sont obligatoires, d’autres nous semblent indispensables.
– Une clause portant sur les modalités d’exercice du télétravail : télétravail ponctuel, occasionnel, régulier, le nombre de jours de télétravail prévu par mois par exemple, les modalités selon lesquelles les jours de télétravail sont fixés (demande du salarié, planning…).
– La période d’adaptation : l’avenant doit prévoir une période d’adaptation, dans l’hypothèse où le passage au télétravail ne conviendrait pas au salarié, ou que ce passage pose finalement un problème à l’employeur. Cette clause doit prévoir la durée de cette période, ainsi que les conditions dans lesquelles il peut être mis fin au télétravail.
– Le lieu du télétravail : cette clause est particulièrement importante. Il convient de délimiter avec précision le ou les lieux dans lesquels le salarié pourra exercer en télétravail (son domicile, en précisant l’adresse de ce dernier, des centres de co-working, au domicile de proches pour les salariés aidants par exemple…).
Cette clause est primordiale. En effet, en cas d’accident pendant une période de télétravail, ce dernier ne sera pas nécessairement qualifié d’accident du travail s’il ne survient pas aux lieux prévus par l’avenant. Nous vous recommandons donc vivement d’indiquer cette clause dans cet avenant.
– Sur l’aménagement et la mise en conformité des locaux : cette clause est également fondamentale dans l’avenant mettant en place le télétravail. Le salarié doit prévoir un espace de travail respectant les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Il peut même être prévu que l’employeur ou son représentant visite le lieu du télétravail pour s’en assurer. En pratique le plus souvent, un certificat ou une attestation sur l’honneur de conformité technique et électrique du lieu de travail est demandé au salarié.
Là encore, en cas d’accident du travail, cette clause est primordiale. Si vous ne vous êtes pas assurés de cette conformité des locaux, il existe un risque de voir ce comportement qualifié de faute inexcusable en cas d’accident du travail.
– Sur l’organisation du temps de travail et le contrôle des heures de travail : des clauses de l’avenant doivent préciser au salarié les horaires pendant lesquelles il doit être à disposition de son employeur en télétravail. En général, il s’agit des mêmes heures que les heures d’ouverture de l’entreprise. Le salarié doit continuer à respecter les durées maximales de temps de travail ainsi que les temps de repos prévus légalement.
Il conviendra également de préciser, le cas échéant, les modalités de contrôle du temps de travail mis en place dans l’entreprise pour les salariés placés en télétravail.
– Clause sur la réversibilité du télétravail : il est obligatoire de prévoir une clause selon laquelle il pourra être mis fin au télétravail, soit à la demande du salarié soit à la demande de l’employeur. Cette clause viendra prévoir les modalités effectives de cette modalité.
– Sur les équipements de travail : une clause devra prévoir si les équipements permettant au salarié de télétravailler seront ou non fournis par la Société. Si tel est le cas, il conviendra de prévoir les modalités de ce prêt de matériel (entretien, utilisation…).
– La prise en charge des frais de télétravail : une clause de l’avenant devra prévoir la prise en charge des frais liés au télétravail (frais d’entretien du matériel, indemnité d’occupation du domicile).
Bon à savoir : l’indemnité d’occupation du domicile est exclue de l’assiette des cotisations, dans la limite de 10,40 €uros par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine, par exemple et dans la limite maximale de 57,20 €uros par mois.
– Sur l’assurance habitation du salarié : le salarié doit impérativement avertir son assurance qu’il travaille occasionnellement à son domicile avec du matériel appartenant à la Société pour laquelle il travaille. Il devra remettre à son employeur une attestation multirisque habitation couvrant son domicile.
– Entretien annuel : afin de respecter votre obligation de sécurité envers vos salariés placés en télétravail, il est primordial d’organiser a minima une fois par an un entretien annuel spécifique au télétravail, portant sur les conditions d’activité et la charge de travail liée au télétravail.
Si vos salariés sont placés très régulièrement en télétravail, nous vous recommandons d’organiser ce type d’entretien régulièrement avec eux, afin de vous assurer que ce mode d’organisation leur convient toujours et ne vient pas dégrader leurs conditions de travail ou leur santé mentale. En effet, le télétravail peut être une source d’isolement du travailleur et donc de risques psycho-sociaux.
Si vous envisagez de mettre en place le télétravail au sein de votre entreprise, le Cabinet DESRUMAUX AVOCATS se tient à votre disposition pour vous accompagner.
